北京市海淀区文化创意产业协会档案管理规定

北京市海淀区文化创意产业协会

档案管理规定

第一条  为加强和规范协会文秘档案管理工作，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，保证档案的完整、真实与安全，特制定本规定。

第二条  协会档案包括：协会战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。各级政府、社团登记管理部门制定和下发的文件、规定、通知。协会向上级主管单位的汇报材料、协会领导在各种场所发言或发布的各类文书。协会的人事任命、人事调整、人事考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等。以协会名义的各类发文、工作动态、工作简报、理事会、协会各部门工作会议文件、会议纪要等，协会的刊物、出版的书籍及内部资料等，协会招投标文件，协会名义的会议、活动的音像、宣传片等；登记注册机关和有关部门的文件，有关单位对协会的专门文件等，以及协会的财务工作文件、报表、凭证等，工作人员管理材料，其他需要存档的资料等。

第三条  协会的档案分为纸质类、电子文档类和音像视频类，均按综合性和专业性分类，包括综合档案、专业工作档案及协会办公室档案，分别进行立档管理。

第四条  协会档案管理工作由协会秘书处负责，并设专人具体管理，理事会单位可不定期抽查档案管理情况。

第五条  协会档案管理按年度进行整理和归类，办公室负责综合档案的收集、整理、归档工作，以及指导各部门做好专业档案的收集等工作。

第六条  各部门负责本部门专业档案的收集、整理、归档工作，并在次年4月份将上一年度专业档案移交至秘书处，并办理移交手续。

第七条  协会财务档案由财务部人员负责整理、归档，并在次年4月份将上一年度的财务档案移交至秘书处，并办理移交手续。

第八条  协会人事等其他类档案，由办公室专人负责，并按本规定相关要求进行管理。

第九条  协会档案调阅和借用实行审批和登记制度。各部门调阅或借用相关档案需经部门负责人同意、秘书处档案管理人员核对无误后，要做好登记，经办人签字领取，并按要求归还。

第十条  协会工作人员调阅档案或借阅时间不超过一个工作日，特殊情况如需延长，应经秘书处档案管理人员确认。归还时，由秘书处档案管理人员清查核收，确认无误后注销调阅或借用登记。如归还存有缺失或其他不完整情况，则应按相应管理规定处理。档案严禁带出办公场所外查阅。

第十一条  各类档案的保管期限应按照有关部门管理规定执行。超过保存期限时，应由秘书处提出意见，协会秘书处进行研究后提请理事会会议审核同意，秘书处进行登记及办理销毁手续。

第十二条  协会档案如发生丢失或毁损，应及时向秘书长报告，同时采取相关措施补救，并对责任人进行追责。

第十三条  档案管理人员离职离岗，应先办理交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案管理人员，协会不予签发调动工作通知，不予办理工资转移手续，本人不得离开原工作岗位。

第十四条  本制度经第四届理事会第一次会议审议通过，自通过之日起执行。

第十五条  本制度由秘书处负责解释。